Сейчас уже никого не надо увещевать, что современная типография обязана иметь автоматизированную систему управления всеми своими процессами, начиная от привлечения, заканчивая выполнением и отгрузкой заказов. Профессионалы прекрасно все понимают, видят практический опыт успешных внедрений АСУ предприятий и читают статьи в отраслевых изданиях на данную тему. Здесь также не будет детального рассмотрения устройства АСУ какой-либо отдельной типографии, например, НИУ ВШЭ, систему управления которой автор успешно автоматизировал год назад. Кому интересно, могут узнать это из его публикаций на личном сайте www.marsel.ru. Такие тонкости не всем будут понятны и не принесут много пользы для типографий, имеющих собственные устоявшиеся бизнес-процессы. А они, как правило, у всех предприятий индивидуальные. Речь в статье пойдет об опыте знакомства с различными АСУП, личной практике создания и внедрения программ автоматизации в разных фирмах и производствах, где довелось работать автору.
Моя полиграфическая карьера началась в фирмах поставщиках полиграфического оборудования с 1994 по 2007 годы и продолжилась в типографиях МГУ им. М.В. Ломоносова и НИУ «Высшая школа экономики». Познакомившись с автоматизированными системами управления деятельностями фирм (CRM, системы продаж, бухгалтерского и финансового учета) в самой передовой на конец 90-х годов компании «Софтюнион», где в качестве продукт-менеджера занимался наполнением и актуализацией внутренней базы данных фирмы, я стал апологетом автоматизированного софта. Позже стал техническим директором фирмы «Апостроф», созданной выходцами из «СофтЮнион». Там мне пришлось не только редактировать информацию, но и участвовать в формировании технических заданий на развитие ее АСУ. Опытные полиграфисты должны помнить, как эти компании росли как на дрожжах, ежегодно увеличивая свой оборот в разы и постоянно расширяя номенклатуру поставляемой продукции. Одним из главных источников такого взрывного развития наряду с мощным коллективом специалистов было использование автоматизированных программных средств, удесятеряющей производительность людей и избавляющих их от рутины. Перейдя в 2005 году в компанию «Вариант», не имевшей АСУ, я уже сам стал инициатором и организатором внедрения внутренней системы автоматизации, и на этой почве близко сошелся с одним из разработчиков подобных программ – Сергеем Пеновым. За счет реформирования нам в течение одного года удалось оживить и вернуть на конкурентный рынок угасающее предприятие. К сожалению, в результате «Вариант» стал привлекательной целью и был вскоре поглощен разрастающимся полиграфическим монстром «ECS».
По роду своей работы консультируя руководителей типографий, где нами поставлялось и обслуживалось полиграфическое оборудование по техническим, технологическим и организационным вопросам, я также всюду продвигал идеи о необходимости внедрения автоматизированных систем управления. В большинстве случаев, увы, консервативные практики-полиграфисты не понимали преимуществ автоматизации и необходимости тратить на это свои силы и средства, а я, не обладая опытом практического полиграфического производства, не мог ясно донести эту идею.
Типография "Вива-Стар"
Лед тронулся, когда в 2005 году мне удалось-таки сподвигнуть руководителей типографии «Вива-Стар» братьев Сергея и Владимира Земляных на внедрение у себя АСУП и свести их с Сергеем Пеновым, будущим разработчиком ПО «Принт-эксперт». В свое время вышла моя публикация об этой замечательной типографии, для тех же, кто не в курсе, коротко опишу «Вива Стар». Ее руководители, не будучи профессиональными полиграфистами, строили свое предприятие на опыте передовых зарубежных типографий, объехали с этой целью Японию, Германию и США, закупили современное автоматизированное оборудование и пытались внедрить на своем производстве подсмотренные у иностранных коллег методы работы. Они во многом преуспели и в какой-то момент стали одной из самых лучших российских типографий по эффективности своей работы: по удельным критериям финансовой отдачи с каждого сотрудника, единицы занимаемой площади, вложенного капитала в оборудование и т.п. Небольшое количество персонала выполняло в этой типографии гигантский объем работ, автоматизированное оборудование работало без единой остановки неделями, печатники в одиночку на 4- и 5-ти красочных полуформатных машинах планово делали по 40 различных приладок в 12 часовую смену (иногда устанавливая рекорды в немыслимые 60 приладок), менеджеры пропускали через себя десятки заказов одновременно. Но на определенном этапе дальнейший рост предприятия затормозился. Даже повышенные зарплаты не могли заставить людей выдерживать такой потогонный ритм работы, невозможно было удержать в головах сотрудников огромный объем информации. Несовершенства систем расчета и проводки заказов через производства на базе таблиц Excel вызывали все большее количество сбоев и брака продукции. Экстенсивный рост за счет увеличения количества сотрудников был исчерпан за отсутствием свободных площадей. Рост числа менеджеров, занимающихся длительными ручными просчетами заказов, оформлением документов и пробежками по цехам в целях поиска и проталкивания своих заказов только ухудшал ситуацию, так как люди мешали друг другу работать. Сергей и Владимир Земляных, погруженные с головой в бесконечные текущие проблемы, не понимали необходимость кардинальной смены системы управления своим бизнесом. На мое счастье в тот момент коммерческим директором «Вива Стар» стал бывший руководитель продаж «Апостроф-принт» Юрий Кожухов, которому не нужна была агитация за АСУП. Он смог уговорить руководителей на внедрения системы автоматизации, разработал ТЗ и вместе с разработчиками создал архитектуру программы и внедрил ее в типографии. Собственно, на этом мой вклад в автоматизацию «Вива-стар» закончился. И мне осталось лишь восхищаться прогрессом внедрения АСУП во всех участках типографии, когда я узнавал детали от Сергея, с которым тогда автоматизировал работу компании «Вариант». Уже через год с небольшим «Вива Стар» получила следующие выгоды от автоматизации системы управления:
1. Сокращение времени расчета заказов на порядок
2. Планирование продаж и производства в режиме постоянного контроля со стороны руководства
3. Мощный CRM и систему напоминаний менеджерам, интегрированные в план продаж
4. Четкое планирование закупок расходных материалов под конкретные заказы
5. Интегрированный с «1С» бухгалтерский, товарный и финансовый учет
6. Автоматический расчет ФЗП на всех участках типографии, объективный расчет премий менеджерам
7. Полный контроль управленческих показателей и четкое видение путей оптимизации предприятия.
Мощный и гибкий блок расчета АСУП увязывал ценообразование продукции не только с заданным прайс-листом, фактически потраченными материалами и продолжительностью выполнения работ, но и с коэффициентами сезонности работ, статуса заказчика, объема размещенных им ранее заказов, статусом сотрудника (чем выше уровень менеджера, тем большую скидку позволяет делать программа). Он позволил коммерческому директору, поправляя коэффициенты в программе, менять цены любой продукции в зависимости от ее срочности, при использовании определенного оборудования или попадающие в заданный диапазон тиражей. Что помогло типографии постепенно отказаться от непрофильных заказов или сделать их рентабельными. В частности, благодаря АСУП изменился профиль «Вива Стар»: типография превратилась в одно из самых выгодных журнальных производств Москвы и получило множество новых заказов от издательств.
В первый же год работы с АСУП Юрий Кожухов, явно скромничая, заявил, что автоматизация позволила на 10% увеличить оборот типографии и снизила на 10% внутренние издержки на персонал и брак, т.е. не только полностью окупила свое внедрение, но и заработала миллионы рублей прибыли дополнительно. Сегодня АСУП функционирует там столь же успешно, как и 10 лет назад. Система практически не нуждается в технической поддержке, если не считать эпизодической необходимости расширения ее функционала раз в несколько лет.
Типография МГУ
После перехода на реальное полиграфическое производство в типографию МГУ в середине 2007 г первые полтора года у меня ушло на создание необходимых отделов предприятия, наем и обучение сотрудников, инсталляцию нового и ремонт старого полиграфического оборудования, организацию рекламной компании по привлечению клиентов и т.п. Напомню, типография до этого никогда не работала на рынке платных услуг и была практически погублена прежними руководителями. Нам пришлось подниматься даже не с нуля, а с отрицательной стартовой отметки, причем полностью за свой счет. Тем не менее, уже к 2009 году более 100 новых сотрудников типографии в круглосуточном режиме, без выходных производили почти все существующие виды печатной продукции: начиная с листовок и журналов, заканчивая классическими книгами в твердом переплете, адресными папками, календарями, конвертами, этикетками, упаковками, POS-продукцией, бумажными пакетами, футлярами и многим другим. Наступил момент для автоматизации системы управления производством, и выбор программы АСУП был недолгим. После изучения информации о существующих тогда системах автоматизации, увы, мне не удалось найти ничего лучше, чем проверенный продукт Сергея Пенова. Осталось только уговорить превратить его локальную АСУ в коммерческий продукт для распространения в других полиграфических предприятиях, начав с типографии МГУ.
В процессе создания и внедрения новой АСУП мы с удивлением выяснили, что отлаженные ранее в «Вива Стар» алгоритмы не подходят для МГУ из-за различающегося парка оборудования (техники было больше по количеству, но оно было менее автоматизированное), принципов ценообразования, большей номенклатуры продукции, наличия ручных операций на производстве, учета материалов, видов экспортируемых бумажных документов. Кроме этого, нам потребовался дополнительный функционал: другой интерфейс окон, встроенный мессенджер для сотрудников предприятия, автоматическая раскладка полос с графическим отображением в окне программы, возможность удаленной работы в программе ключевых клиентов типографии, процедура фиксации и переделки брака, автоматическая запись логов (сохранения информации о всех действиях сотрудников в программе). С тех пор я уверен, что коробочных решений по автоматизации для типографий не существует, любая АСУП должна быть индивидуально настроенной под конкретное предприятие. Причем именно так: программу должны менять в процессе внедрения под сложившиеся бизнес-процессы типографии, а не наоборот, работу типографии – под кем-то разработанный софт.
В результате, после инсталляции в МГУ программа «Принт-эксперт» (таково стало ее коммерческое название) получила новое ядро, значительно повысила свое быстродействие и функционал. Оригинальный блок расчетов практически мгновенно рассчитывал стоимости любой из сотен видов продукции. Всего 15-20 основных шаблонов заявок позволяли менеджерам определять цену продукции в едином окне программы. Заказчик мог просить цену, меняя формат, красочность, тип используемой бумаги, вид брошюровки и отделки продукции, любые другие параметры, и без задержек, в процессе телефонного разговора, получал ответы на свои вопросы.
Несмотря на постоянно возникающие проблемы в процессе инсталляции, уже через 4-5 месяцев после старта менеджеры, технологи, снабженцы и производственники типографии начали работать в программе, продолжая совершенствовать ее «на ходу». Процесс сопровождался шумными скандалами с сотрудниками, которые не хотели становиться «винтиками в отлаженном механизме», а предпочитали оставаться «незаменимыми специалистами». Людям не нравилось находиться под всевидящим оком бездушной системы и сохранять «заработанную непосильным трудом» информацию в БД предприятия, поэтому они всячески сопротивлялись внедрению АСУП. Процесс ускорился лишь после замыкания всех типографских процессов на АСУП и заказы, пройдя через отделы продаж, технологов, производство, снабжение, склад и бухгалтерию, стали возвращаться к менеджерам в виде автоматически рассчитанной премии. Каждый последующий отдел стал своеобразным контролером, не пропускающим через себя огрехи предыдущих участков типографии. В результате, к концу 2009 года, моменту моего увольнения из МГУ, программа «Принт-эксперт» была установлена на 40 компьютеризированных рабочих местах, охватывала 90% сотрудников и все типографские процессы. Жаль, что новые руководители быстро свернули АСУП, как, собственно, чуть позже и всю знаменитую историческую типографию.
Типографии "Полигранд", "Акура", "Аврора-принт"
После МГУ им. М.В. Ломоносова меня пригласили в НИУ «Высшая школа экономики» для создания там аналогичного типографского подразделения, где первые полтора года ушли на базовые организационные процессы перед началом внедрения АСУП. К сожалению, мне пришлось потерять 4 года жизни из-за известного судебного иска, инициированного против меня новым руководством типографии МГУ. Разработчик «Принт-эксперт» же не терял времени даром и продолжал автоматизировать другие полиграфические предприятия, из которых могу упомянуть в этой статье три наиболее интересных случая. АСУ типографии «Полигранд-Тверь» отличалось от предыдущих версий «Принт-эксперт» тем, что, во-первых, эффективно управляло производством и офисом, расположенными в разных городах. Во-вторых, могло рассчитывать цены продукции индивидуально чуть ли не для каждого заказчика. Причем, цифры различались не только процентом скидки, но и базовыми принципами ценообразования. Программа без торможений работала с сотнями прайс-листов и позволяла легко регулировать ценовую политику предприятия. В-третьих, по просьбе заказчика был реализован автоматизированный прием однотипных заказов с техническими заданиями, сведенными в таблицы. Менеджер просто импортировал файл Excelв АСУП и автоматически получал там сотни правильно оформленных заказов, которые можно было запускать в работу, объединять в сборные полосы и расставлять в смены на выполнение. За минуты он стал делать то, на что раньше затрачивал дни.
В АСУП типографии «Акура» была учтена специфика работы с рулонными материалами, алгоритмы расчета цен и выполнения заказов на флексографском производстве. «Принт-эксперт» стал универсальной программой, способной управлять любыми технологическими операциями полиграфического производства: листовой и рулонный офсет, шелкография, флексо, плоттерная и цифровая печать, брошюровка, книжный переплет, отделка и т.п.
Типография «Аврора принт» с мощным пост-пресс производством благодаря внедрению АСУП «Принт-эксперт» быстро стала одним из российских лидеров по производству календарной продукции и бумажных пакетов (в любых проявлениях), производимых из ламинированной, крафт или дизайнерской бумаги, с любой печатью (трафаретной, офсетной, флексо, тиснением фольгой), с любыми видами отделки и дополнительных элементов (ручками, вкладками и т.п.). О широте номенклатуры продукции «Аврора принт» свидетельствует, например, наличие в программе и по факту почти 500 разных вырубных штампов. До внедрения «Принт-эксперт» стоимость продукции в этой типографии рассчитывалась часами, с помощью таблиц Excel, и называлась все равно примерно, а после автоматизации — расчеты стали производиться мгновенно в едином окне «Принт-эксперт» и цены стали стандартными и управляемыми. Пенову для реализации алгоритма расчета пришлось написать сотни тысяч строк кода, но полученное решение стоило того: АСУ прекрасно служит типографии уже много лет без всякой модернизации и даже поддержки.
Производственный блок «Принт-эксперт» благодаря «Авроре принт» также обогатился многочисленными ручными операциями, возможностью выполнения рабочих процессов на аутсорсинге с помощью приглашенных бригад сборщиков пакетов. Программа научилась рассчитывать все необходимые расходные материалы и стоимость транспортировки полуфабрикатов и продукции, фиксировала выработку и брак, рассчитывала фонд заработной платы каждой такой бригаде. Экономия только по этой статье многократно окупила все затраты на внедрение, не считая остальных преимуществ АСУП. Пару лет назад в «Авроре принт» был налажен эффективный процесс расчета, оформления и проводки через производство сборных полос, благодаря чему сегодня эта типография держит одни из самых низких цен на печать листовой продукции на бумаге плотностью 115 и 130 гр./кв.м.
Типография НИУ "Высшей школы экономики"
После моего возвращения в Москву в марте 2016 года мы начали создание специальной версии АСУП «Принт-эксперт» для цифровых типографий и внедрение ее в типографии НИУ ВШЭ. За счет интенсификации работы уже к маю нам удалось автоматизировать управление основного производственного участка типографии. На полную же отладку и внедрение АСУП на всех 9 участках типографии ВШЭ в Москве было затрачено примерно полгода. Мы не остановились на достигнутом успехе и еще через пару месяцев создали и запустили в работу современный сайт типографии ВШЭ (print.hse.ru) с web-to-print модулем, полностью управляемым через ПО «Принт-эксперт». Он позволил нам начать принимать заказы от интернет-пользователей в автоматическом режиме.
Особенностью АСУП типографии ВШЭ стали максимально упрощенные интерфейсные окна. Стартовая версия программы «Принт-эксперт», обслуживающая сотню сотрудников больших типографий, превратилась в софтверный продукт, где заказ полностью проходил через типографию с помощью лишь 2-3 рабочих мест (например, менеджера, дизайнера и производственника) в течение считанных минут. Большинство рабочих процессов в «Принт-эксперт» (создание технологических карт, заданий на оборудование, отчеты о выполнении, списание расходных материалов на заказы и оборудование, актуализация склада, отгрузки, подготовка документов и т.п.) были переведены в фоновый режим. Разработчик, к его чести, смог наладить экспорт сложнейших таблиц Excel по условиям, напоминающему фразу из сказки: «поди туда, не знаю куда и принеси то, не знаю что». Подробности этого и других моментов внедрения АСУП в типографии ВШЭ можно прочитать из моей большой статьи на эту тему на моем личном сайте www.marsel.ru
Несомненными же плюсами нашего web-to-print сайта явились: расчет заказов с любыми, произвольно заданными тиражами и форматами, отсутствие необходимости отдельного администрирования и двойного хранения данных (любые изменения в АСУП, например, изменение стоимости материалов или коэффициентов ценообразования сразу автоматически отображаются на сайте). Заказы, принятые через интернет-сайт, оказываются сразу в АСУП и могут выполняться работниками без участия менеджеров или руководителей типографии. Сайт print.hse.ru, открытый лишь полгода назад, смог привлечь через интернет более 1500 заказов на общую сумму порядка 1 млн. руб. Возможно, это маленькая сумма в абсолютном выражении, но это замечательный результат для дополнительного канала продаж, полученного без продвижения и рекламы. Мы ожидаем роста заказов по мере продвижения сайта в интернет и работе сарафанного радио среди студентов нашего вуза.
Типография "Вишневый пирог"
В типографии «Вишневый пирог» внедрение АСУП «Принт-эксперт» началось в середине февраля 2017 года и уже через пару месяцев менеджеры начали работать в программе, параллельно внедрению ее новых модулей. Не хочу раскрывать всех секретов этой инсталляции, кому интересно – могут узнать подробности у директора типографии, Евгения Тимощенко. Перечислю лишь несколько нетривиальных задач, которые были решены разработчиком в этом проекте.
Цифровая типография «Вишневый пирог» ранее использовала АСУП «Аплер», хотя и потеряла поддержку ее разработчика. Несмотря на нефункционирующий модуль расчета стоимости заказов, в типографии не захотели отказываться от этого «надежного» решения и попросили автоматизировать с помощью «Принт-эксперт» существующий процесс обработки заказов. Для удовлетворения этого желания Сергею Пенову пришлось разработать специальную «универсальную операцию», позволившую проводить заказы через производственный участок, минуя блок расчета их стоимости. Он также перенес в «Принт-эксперт» всю базу заказов типографии (около 70 тыс. работ) за предыдущие годы, чтобы у менеджеров в новой программе сохранилась привычная информация. Быстродействие и удобство «Принт-эксперт», данные в которой формировались в течение долей секунд, а не по 15 минут, как в «Аплер», превратило всех сотрудников типографии в сторонников реформ. В дальнейшем это позволило эффективно продолжить внедрение АСУП в обычном порядке: через настройку технологических операций, блока расчета заказов, производственного блока и т.п.
Со слов Евгения Тимощенко, в процессе внедрения блока расчетов типография заодно сделана полная ревизия своего ценообразования, выверены цены на всю выпускаемую продукцию, политику скидок ключевым заказчикам, налажен прозрачный контроль цен. А это уже само по себе помогло отфильтровать малорентабельные заказы и увеличить долю профильных работ. Руководство движением мышки смогло получать любую аналитическую информацию о работе типографии: заказы от клиентов, загрузку оборудования, вклад отдельных менеджеров, складские запасы, дебетовую задолженность и многое другое за любой период. То, что раньше было либо невозможно, либо требовало долговременного сведения табличных данных.
В процессе внедрения «Принт-эксперт» оброс новыми возможностями. Сейчас фиксация выполнения операций в «Вишневом пироге» производится сканированием штрихкодов. Работники после выполнения операции просто проводят сканером по технологической карте, а не выискивают строчки на экране компьютера, как раньше. Товарный и финансовый учет для ускорения процесса внедрения поначалу был оставлен в программе «1С» с ее интеграцией в «Принт-эксперт». Но в дальнейшем он также полностью будет перенесен в АСУП.
«Вишневый Пирог» в процессе внедрения АСУП поглотил цифровые типографии «24принт» и «Студия 52», каждая из которых имела свои наработки в интернете, которые было жалко терять. Поэтому АСУП «Принт-эксперт» был оснащен модулем обмена данных с wtp-cайтом «Студия 52», работающем с помощью SaaS решения фирмы PixelPark, и все заказы с этого сайта стали автоматически поступать на производство «Вишневого пирога», меняя свой статус на сайте по мере их загрузки и выполнения. Работы же по разработке собственного лицензионного сайта с редактором макетов, блока проверки файлов заказчиков и другими необходимыми атрибутами технологии web-to-print неспешно продолжаются в совместном творчестве специалистов «Вишневого пирога», «24принт» и «Принт-эксперт».
В ближайших планах встройка в АСУП внутреннего почтового клиента, чтобы сотрудники «Вишневого пирога» получили возможность работать с электронной почтой и интернет-телефонией, не покидая программу «Принт-эксперт». После реализации этого плана все входящие сообщения и звонки будут отображаться в едином окне программы и превращаться в конкретные задачи для выполнения менеджерами, с привязкой информации из CRM, склада, заявок и другой информации из АСУП. Руководство получит механизмы эффективного контроля сделанных на них ответов.
Заключение
Сейчас основная тенденция в полиграфии — сокращение тиражей и доли заказов со сложной послепечатной обработкой. Люди хотят получить печатную продукцию как можно быстрее и дешевле. Это порождает увеличение транзакционных издержек и сокращение нормы прибыли типографий. Если добавить возрастающую ценовую конкуренцию в полиграфической отрасли, то становится понятным, что выжить в таких условиях предприятиям без автоматизации внутренних процессов просто невозможно. Настала пора для реформирования типографий в сторону цифрового производства, и чем раньше это сделать, тем лучше.
Судя по моему опыту, автоматизация системы управления типографией не такое сложное и страшное дело, как кажется. При грамотном выборе разработчика и четкой постановке задачи, процесс внедрения АСУП не должен занять больших средств и времени. Главное — нужна воля и настойчивость руководителей типографии для доведения дела до успешного завершения вопреки объективным трудностям и сопротивлению персонала. Довести дело до успеха смогут только они сами, никакие внедренцы со стороны без административного ресурса не смогут преодолеть сопротивление персонала.
Существующие решения АСУП с каждым годом становятся функциональнее, шире и точнее охватывают типографские процессы, а процессы их внедрения – быстрыми и доступными по стоимости. Если говорить о системе, которую автор лично разрабатывал и знает, то внедрение «Принт-эксперт» в «Виву Стар» заняло около полутора лет, в типографию МГУ – год, в НИУ ВШЭ с web-to-print сайтом — 9 месяцев, а в «Вишневом пироге» основной процесс был закончен всего за 5 месяцев. Везде процесс был доведен до практического завершения и все затраты окупились в течение первого же года эксплуатации системы. Не надо бояться автоматизации своего предприятия. Внедрение АСУ типографии отнимет много времени и сил руководства, но это реализуемо и оправдано со всех точек зрения!
Марсель Шарифуллин,
директор по развитию ТК "ТЕРРА ПРИНТ"